???? ???

صورتجلسه خلاصه ای رسمی از آنچه در طول یک جلسه اتفاق افتاده است.

آنها به عنوان یک طرح کلی، یک سوابق مکتوب برای هر کسی که قادر به شرکت در آن نیست، و برای استفاده در مراجعات بعدی است. صورتجلسه آنچه اتفاق افتاد و تصمیماتی که گرفته شد را مستند می کند.

هنگامی که به خوبی نوشته می شود، و زمانی که از یک فرم صورتجلسه خوب استفاده می کنید، صورتجلسات ابزار ارتباطی مهمی برای سازمان شما هستند.

صورتجلسات روشی ساده و مختصر برای یادداشت برداری است که به پیگیری اطلاعات ضروری کمک می کند.

صورتجلسه چیست؟

صورتجلسه یادداشت هایی است که در طول جلسه برای ثبت آنچه در جلسه اتفاق می افتد گرفته می شود. این یادداشت ها معمولاً موضوعات کلیدی را که در جلسه مورد بحث قرار می گیرند برجسته می کنند. در صورتجلسه باید زمان، تاریخ و تنظیم جلسه مشخص شود. این یادداشت ها همچنین باید مستندی باشد که چه کسی در جلسه حضور داشته است. در صورت ارائه هرگونه گزارش یا ارائه، باید در صورتجلسه منعکس شود.

صورتجلسه می تواند منبع ارزشمندی برای اعضای تیمی باشد که جلسه ای را از دست داده اند. گرفتن صورتجلسه واضح و دقیق می‌تواند به هر کسی که در جلسه حضور نداشته است کمک کند تا درگیر تصمیمات یا نکات مهم جلسه شود.

هدف از تشکیل صورت جلسه چیست؟

هدف اصلی از صورتجلسه ایجاد یک پرونده رسمی از آنچه در یک جلسه اتفاق افتاد، آنچه در مورد آن بحث شد و هر تصمیمی که گرفته شد ایجاد کرد. صورتجلسات معمولاً همه چیزهایی را که در جلسه گفته می شود ضبط نمی کند، اما معمولاً موضوعات کلیدی را که در جلسه پوشش داده شده است، پوشش می دهد. در برخی از محیط‌های تجاری رسمی‌تر، ممکن است صورتجلسه برای به اشتراک گذاشتن با سهامداران یا آژانس‌های نظارتی لازم باشد.

چرا صورت جلسه مهم است؟

• آنها ساختار پیشنهاد می کنند: هنگامی که روشی را برای جمع آوری صورتجلسات حل کردید، آنها می توانند اطلاعات ساختاری در مورد آنچه در جلسات گذشته اتفاق افتاده و آنچه در آینده باید مورد بحث قرار گیرد ارائه دهند.
• آنها شما را سازماندهی می کنند: گرفتن صورتجلسه مفصل به شما این امکان را می دهد که تصمیماتی را که در جلسه گرفته شده است و هر اقدامی که نیاز به نظر اعضای تیم شما دارد را به وضوح ثبت کنید.
• آنها شفافیت را ترویج می کنند: اگر سوابق مفصلی از جلسات خود دارید، می توانید آنچه را که اتفاق افتاده با دیگران در سازمان خود به اشتراک بگذارید تا فرهنگ شفافیت را در سازمان خود ترویج دهید.

چه چیزی باید در صورتجلسه درج شود؟

در اینجا برخی از اطلاعات ضروری موجود در اکثر صورتجلسات وجود دارد.

• عنوان گروهی که در حال جلسه است یا خود جلسه
• تاریخ و زمان، و همچنین مکان یا اتاق جلسه، در صورت لزوم
• چه کسی حاضر است و چه کسی صورتجلسه را ضبط می کند
• دستور کار جلسه
• چه تصمیماتی و توسط چه کسانی گرفته شد
• پیشنهادات و تعداد آرا (در صورت وجود)

نحوه نوشتن صورتجلسه جلسه - اصول

✅دقایقی را در زمان واقعی وقت بگذارید یا بعد از هر موضوع یادداشت بردارید.

با دستور جلسه به عنوان یک طرح کلی شروع کنید. در حالی که اطلاعات هنوز در ذهن شما تازه است - در زمان واقعی، موارد دستور کار را با جزئیات بیشتری پر کنید.

✅ مختصر باشد.

مهارت های نوشتاری خلاق شما باید در جایگاه دوم قرار گیرد (در حال حاضر).

صورتجلسه را طوری بنویسید که انگار یک خبرنگار هستید. به عنوان صورتجلسه، وظیفه شما این است که آنچه را که در جلسه اتفاق می افتد مستند کنید.

این یک رکورد مکتوب است، اما فقط ضربات گسترده است. شما نیازی به حسابداری کلمه به کلمه همه چیزهایی که گفته می شود ندارید.

✅ مدارک صورتجلسه خود را پر کنید تا برای کسی که قادر به شرکت در جلسه نیست قابل درک باشد.

همانطور که ممکن است تصور کنید، هنگام نوشتن صورتجلسه یک عمل متعادل کننده وجود دارد. شما باید دقایق را مختصر نگه دارید اما همچنین زمینه کافی را برای مراجعات بعدی فراهم کنید.

به یاد داشته باشید، اغلب مرسوم است که یادداشت های جلسه را در ابتدای جلسه بعدی مرور کنید. به عنوان مثال، جلسه هیئت مدیره معمولاً با تصویب صورتجلسه قبلی شروع می شود.

مقدار زمینه‌ای که به عنوان یادداشت‌بر جلسه درج می‌کنید، یک قضاوت است.

✅ فقط به حقایق توجه کنید.

هنگام نوشتن صورتجلسات از مشاهدات شخصی خودداری کنید. اگر می‌خواهید یادداشت‌های جداگانه‌ای از خودتان بگیرید، می‌توانید این کار را انجام دهید. اما صورتجلسه باید گزارشی واقعی از آنچه مورد بحث قرار گرفت باشد.

برخی از اینها اطلاعات خسته کننده ای برای پیگیری است: نام جلسه، تاریخ و زمان، موارد اقدام و تصمیمات گرفته شده. اما بعداً، آن یادداشت‌های جلسه ممکن است حاوی اطلاعات ضروری برای نگه داشتن همه در یک صفحه در مورد آنچه در آن جلسه رخ داده باشد، باشد.

✅ توجه داشته باشید که چه کسانی قادر به حضور نیستند.

در صورتجلسه، مهم است که بنویسید چه کسی در جلسه شرکت کرده است، اما چه کسی در جلسه شرکت نکرده است، بنابراین هیچ ابهامی در مورد اینکه چه کسی ممکن است در مورد یک موضوع بحث کرده یا رای داده باشد وجود ندارد.

✅ از قالب صورتجلسه برای قالب مناسب استفاده کنید.

اگر در حال نوشتن صورتجلسات رسمی هستید، از قالب خاصی پیروی کنید. برای اتحادیه‌های کارگری، مدارس، دولت‌های شهری و شهرستانی و سایرین، ممکن است لازم باشد قوانین نظم رابرت را دنبال کنید.

اما با صورت جلسه غیررسمی، انعطاف بیشتری خواهید داشت. به آنچه سازمان شما نیاز دارد و آنچه در گذشته انجام شده است فکر کنید. سپس این روند را بهبود بخشید.

نباید: مواردی که نباید گنجانده شود

یکی از جنبه های چالش برانگیز ثبت صورتجلسات، خویشتن داری است – انتخاب نه تنها آنچه در صورتجلسه قرار دهید، بلکه چه مواردی را حذف کنید.

🚫 سعی نکنید همه چیز را کلمه به کلمه ضبط کنید. دقایق رونویسی نیستند. آنها خلاصه هستند (اگر نیاز به رونویسی کلمه به کلمه دارید، بهترین نرم افزار رونویسی جلسات را ببینید.)

🚫 افکار یا مشاهدات شخصی را درج نکنید. اگر در طول جلسه فکر و ایده ای دارید آن را جدا از صورتجلسه رسمی ثبت کنید.

🚫 اطلاعاتی که از قبل وجود دارد را تکرار نکنید. به خصوص اگر دستور جلسه به وضوح موضوع بحث را بیان می کند

🚫 یادداشت های خود را با دست ننویسید. از آنجایی که صورتجلسات (Minutes form) ثبت اتفاقاتی است که در جلسه رخ داده است، از آن زمان باید از یک فرمت دیجیتال استفاده کنید. در نهایت این یادداشت‌های جلسه باید ذخیره و به اشتراک گذاشته شوند.

نکات پیشرفته: ترفندهایی برای یادداشت برداری سریعتر

💡 به جای نام کامل افراد از حروف اول استفاده کنید. اگر نکته ای برای یادداشت برداری وجود دارد که باعث صرفه جویی در وقت شما می شود، آن کوتاه کردن نام شرکت کنندگان در جلسه است.

💡 تا جایی که می توانید از کلمات اختصاری استفاده کنید بدون اینکه وضوح را به خطر بیندازید. همانطور که در مورد نام ها، مخفف ها می توانند کمک بزرگی باشند. به عنوان مثال، ما یک سری محتوا داریم که آنها را «پشت تیم» می نامیم. هر زمان که درباره آن بحث می کنیم، به جای نوشتن همه کلمات، به سادگی "پ ت" می نویسیم.

💡 تا زمانی که هنوز منطقی باشد از قطعات جملات استفاده کنید. نیازی به گرامر کامل نیست. به‌جای جملات کامل، یادداشت‌هایی مانند «تصمیم برای حرکت به جلو» یا «بازبینی استراتژی در ۶ هفته» در صورتجلسه خود بنویسید.