???? ???

در هر کسب‌وکاری، هر بخشی ممکن است به مواد نیاز داشته باشد. از لوازم اداری اولیه گرفته تا تجهیزات و خدمات و مواد خام. وقتی شرکت‌ها به مدیران خط یا مدیران بخش‌ها اجازه می‌دهند تا مستقیماً به تأمین‌کنندگان سفارش دهند، می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌ها و افزایش موارد تقلب در هزینه‌ها شود. برای دریافت رایگان فرم درخواست خرید کالا به سایت مشاوره کسب و کار کاسب یار مراجعه نمایید.

فرض کنید بخش فناوری اطلاعات شرکت شما به تعدادی لپ‌تاپ جدید برای جایگزینی لپ‌تاپ‌های قدیمی و تجهیز کارکنان جدید نیاز دارد. بعد چه اتفاقی می افتد؟ آیا رئیس بخش فناوری اطلاعات لپ‌تاپ‌هایی را که ترجیح می‌دهند انتخاب می‌کند و به تنهایی خرید بزرگی را انجام می‌دهد؟ بدون پروتکل های موجود، آنها می توانند بسیار بیشتر از بودجه بخش خریداری کنند، یا حتی از بودجه شرکت سوء استفاده کنند و دستگاه هایی را برای استفاده شخصی خریداری کنند. این امر به بودجه کسب و کار ضربه وارد می کند و می تواند بر جریان نقدینگی آن تأثیر منفی بگذارد. در مواقعی، کارکنانی که با حسن نیت کار می کنند ممکن است به طور تصادفی محدودیت های بودجه یا الزاماتی را که از آنها اطلاعی نداشتند، نقض کنند.

به همین دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها یک فرآیند خرید ساده با گردش کار تأیید به خوبی تعریف شده دارند. اگر کسب‌وکار شما نظارت دقیق‌تری بر هزینه‌های خود کرده است، با مشکلات جریان نقدی سروکار دارد یا بودجه‌ای سخت‌گیرانه دارد، اجرای یک فرآیند خرید موثر می‌تواند به کاهش هزینه‌های غیرضروری و کاهش هزینه‌ها کمک کند. این فرآیند با سندی به نام فرم درخواست خرید شروع می شود.

فرم درخواست خرید چیست؟

فرم درخواست خرید یک سند داخلی است که توسط یک کارمند برای خرید کالا یا خدمات از طرف شرکت خود استفاده می شود. این خریدها ممکن است برای عملیات تجاری (مانند لوازم اداری)، موجودی، یا ورودی های تولید باشد.

فرم درخواست خرید برای تایید به بخش خرید ارسال می شود که اولین گام در ایجاد یک مسیر حسابرسی موثر برای خرید است. پس از تایید درخواست خرید توسط بخش مربوطه، دستور خرید برای فروشنده کالا یا خدمات درخواستی صادر می شود.

محتویات فرم درخواست خرید

فرم های درخواست خرید معمولاً به اطلاعات زیر نیاز دارند:

• نام و بخش درخواست کننده
• تاریخ درخواست
• محصولات یا خدمات درخواستی
• توضیحات کالا، مقدار و قیمت
• دلیل خرید
• نام قانونی تامین کننده

مراحل مربوط به گردش کار درخواست خرید

مراحل یک گردش کار درخواست خرید ممکن است از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت باشد. با این حال، طرح اصلی فرآیند یکسان است:

• ارسال فرم درخواست خرید

یک کارمند نیاز به کالا یا خدمات را تشخیص می دهد و درخواست خرید اقلام را می کند. برای این کار فرم درخواست خرید را با مشخصات خرید مورد نظر صادر و پر می کنند. در برخی از شرکت ها درخواست ثبت دستی فرم را دارند در حالی که در برخی دیگر این فرآیند با استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه انجام می شود.

• تاییدیه مدیر خط

فرم درخواست خرید سپس تحت یک فرآیند تأیید داخلی قرار می گیرد، جایی که توسط مدیر خط بخش درخواست کننده تأیید می شود. وظیفه مدیر خط بررسی مشروعیت خرید و همچنین اطمینان از اینکه ارزش خرید از سقف هزینه اختصاص داده شده توسط بخش تجاوز نمی کند، است.

• انبارداری توسط واحد موجودی

از اینجا، فرم درخواست به بخش موجودی ارسال می شود، که آن را در برابر سهام موجود شرکت بررسی می کند. اگر مواد درخواستی در انبار موجود نباشد، درخواست را به بخش خرید ارسال می کنند.

• غربالگری توسط بخش خرید

در بخش خرید، درخواست توسط افسر مربوطه (در بیشتر موارد، مدیر خرید است) پردازش می شود. برای پردازش این فرم، افسر نیاز تجاری به محصولات/خدمات را شناسایی می کند، مشروعیت خرید را بررسی می کند و تأیید می کند که درخواست به درستی امضا و مجاز شده است. اگر فرم فاقد جزئیات حیاتی باشد، افسر می تواند آنها را پر کند یا فرم را برای تکمیل به درخواست کننده بازگرداند. اگر درخواست نامناسب به نظر برسد یا از محدودیت‌های خرید فراتر رود، فرم درخواست خرید رد شده و با نظراتی که رد را توجیه می‌کند به درخواست‌کننده بازگردانده می‌شود.

• ایجاد سفارش خرید

اگر فرم درخواست خرید تمام تاییدیه های مورد نیاز خود را دریافت کند، یک سفارش خرید ایجاد و برای فروشنده ارسال می شود. پس از پذیرش، توسط فروشنده، خرید به یک قرارداد الزام آور قانونی تبدیل می شود.

• سفارش تحویل و ارزیابی

هنگامی که محصولات یا خدمات توسط فروشنده تحویل داده می شود، بخش دریافت کننده سفارش را از نظر کیفیت و کمیت بررسی می کند. یک فرآیند تطبیق سه طرفه، سفارش خرید، رسید سفارش/ برگه بسته بندی و فاکتور را برای تأیید صحت سفارش بررسی می کند. این تضمین می کند که تیم مالی یا حسابداری فقط برای اقلامی که سفارش داده و دریافت کرده اند و نه چیز اضافی پرداخت می کنند. در صورت نیاز به بازگشت، توسط انبار یا تیم دریافت کننده پردازش می شود.

• پرداخت فاکتور (Invoice payment)

پس از برآورده شدن الزامات اسناد، سفارش خرید بسته می شود. سپس فاکتور فروشنده توسط تیم مالی تایید شده و در حساب های پرداختنی وارد شده و طبق شرایط و ضوابط پرداخت پرداخت می شود.